Avec l'essor du travail hybride et l'évolution de la relation client, dématérialiser les processus documentaires devient une nécessité absolue. La digitalisation, bien qu'elle s'accompagne de défis notables, présente des avantages non négligeables, en particulier dans les domaines vulnérables aux cyberattaques. Cet article met l'accent sur les défis d'une gestion électronique efficace des documents, l'importance de la conversion des fichiers pour booster la productivité de l'entreprise, ainsi que l'Outil de conversion PDF en Word à privilégier pour une gestion documentaire compétitive.
Les défis d'une gestion électronique des documents efficace
Digitaliser les documents au sein d'une entreprise ne se résume pas seulement à minimiser l'impact environnemental en réduisant l'utilisation du papier. Il s'agit surtout d'adopter de bonnes pratiques pour optimiser le stockage et faciliter l'accès aux informations grâce à une gestion numérique efficace. Par ailleurs, cette organisation optimale des documents requiert aussi une protection élevée des données sensibles ainsi que de toutes les activités qui s'y rattachent. Une mauvaise gestion documentaire engendre une perte de temps importante et engendre des coûts supplémentaires à la réparation.
L'explosion des formats et des volumes de fichiers
Les dernières statistiques révèlent que le volume de données numériques créées ou répliquées à l'échelle mondiale avoisine les 180 zettaoctets, révélant une croissance annuelle moyenne d'environ 40 % sur cinq ans. Les documents transitent de plus en plus depuis que les objets connectés ont pris place dans le quotidien des entreprises. Le développement de la 5G est aussi un autre moteur principal de ce big bang de données. Pour vous donner une idée de ce que cette échelle représente, un zettaoctet équivaut à un milliard de téraoctets, soit mille milliards de gigaoctets. Si ce phénomène n'est pas nouveau, une mauvaise organisation de ces documents entraîne des pertes de temps importantes et engendre des erreurs généralement coûteuses à l'entreprise.
Les risques liés à une mauvaise gestion documentaire
Une mauvaise gestion electronique des documents rend la recherche d'un document plus difficile. Cela engendre un gaspillage de temps important et augmente le risque de perdre des informations essentielles. De plus, les documents non trouvés sont automatiquement reproduits. Ce qui occasionne un autre coût supplémentaire et une perte de temps conséquente. Par ailleurs, si l'entreprise ne dispose pas d'une solution de dématérialisation efficace, les fichiers risquent d'être incompatibles avec les différents appareils utilisés par les collaborateurs.
Pourquoi la conversion des fichiers est essentielle à la productivité ?
En convertissant les fichiers, vous êtes sûr de pouvoir les ouvrir sur différentes plateformes ou appareils. La conversion de fichiers vous permet aussi d'obtenir la taille idéale de fichiers pour le stockage et le partage. De plus, il existe un format de fichier spécifique selon l'appareil, le système ou le logiciel utilisé.
Un accès facilité et une édition rapide des documents
La conversion des fichiers vous évite de recommencer à chaque fois le processus de réécriture pour lire ou exploiter le même fichier sur différents appareils. Par exemple, vous recevez un document dans un format PDF, mais votre logiciel ne le prend pas en charge. Le convertir dans un fichier Word vous permet de travailler dessus sans problème. De plus, vous pouvez convertir n'importe quel fichier dans n'importe quel format, en fonction des besoins individuels, pour plus de réactivité et de productivité.
Une meilleure collaboration et un travail plus fluide
La conversion des fichiers permet à toutes les équipes et à tous les départements de partager et de modifier des données à tout moment et sans effort supplémentaire. Les fichiers convertibles permettent aux professionnels de jongler entre plusieurs projets et de collaborer efficacement, y compris avec ceux qui travaillent à distance. En outre, l'intégration de logiciels GED garantit la sécurité des documents ainsi stockés : tous les intervenants peuvent suivre l'évolution de chaque fichier et chaque modification est enregistrée, de sorte d'assurer le respect des normes de conformité en vigueur.
Les outils de conversion : une solution clé pour une GED performante
Selon les besoins de votre entreprise, il existe assurément une solution de conversion adaptée à votre logiciel GED (Gestion Électronique de Documents). Sans les outils de conversion appropriés, vous ne pouvez décupler la performance de votre solution GED.
Les types d'outils disponibles pour convertir les documents
- Les outils en ligne comme ConvertFiles, Zamzar, Convertio ou FileZigZag permettent de convertir des fichiers (images, vidéos, documents, fichiers audio…) rapidement sans installation nécessaire. C'est la solution idéale pour convertir des fichiers ponctuels, mais elle convient moins pour traiter des données privées.
- Les logiciels spécialisés de gestion documentaire, tels que DocuWare, IsoTracker ou Zoho Docs, offrent des fonctionnalités avancées comme la conversion en lots, la prise en charge de plusieurs langues ou la réduction de la taille des fichiers.
- Les solutions intégrées aux systèmes GED optimisent la gestion, la sécurité et le suivi des documents en entreprise, dans un workflow structuré.
Comment choisir le bon outil de conversion ?
L'efficacité d'un convertisseur de fichiers repose sur plusieurs critères :
- La qualité de la conversion : le fichier converti doit garder la qualité du fichier d'origine, y compris pour les images et les vidéos.
- La sécurité : assurez-vous que le service, en particulier les convertisseurs en ligne, garantit la protection des données sensibles ainsi que le respect du RGPD.
- L'automatisation : un bon convertisseur s'intègre facilement dans les workflows documentaires.
Bonnes pratiques pour optimiser la gestion documentaire
Les meilleures pratiques à adopter pour optimiser la gestion documentaire incluent la structuration et l'organisation des documents, l'automatisation des processus, la sécurisation de l'accès et des données, l'intégration d'outils pour faciliter la recherche et l'archivage ainsi que la mise en place d'outils de travail collaboratif.
Centraliser et structurer les documents numériques
Lorsque vous stockez les fichiers sur une plateforme unique, vous les rendez moins vulnérables aux risques de dispersion et de déperdition. En spécifiant clairement qui a accès à quel fichier, chacun retrouve naturellement le fichier dont il a besoin, au moment où il en a besoin. Vous pouvez aussi combiner cette approche avec une solution de GED pour fluidifier davantage la gestion des documents et sécuriser les échanges selon les normes en vigueur dans l'entreprise.
Automatiser les processus de conversion et d'archivage
Une gestion documentaire efficace réduit les interventions manuelles et les erreurs. Pour cela, automatisez les processus de conversion et d'archivage. Utilisez aussi des solutions automatisées pour convertir des fichiers dans le format approprié (PDF, XML, etc.) et stockez-les de façon structurée. N'hésitez pas à les intégrer avec des outils cloud pour rendre l'accès aux documents instantané, plus facile et sécurisé.
Une gestion documentaire efficace en entreprise implique une conversion optimale des documents. C'est un processus déterminant qui garantit un accès fluide aux documents, une compatibilité optimale avec les différentes plateformes et appareils, ainsi qu'une collaboration efficace entre les équipes. Pour un stockage optimisé, sécurisé et traçable des fichiers, l'automatisation des processus de conversion et d'archivage est indissociable avec les outils GED. Structurez vos données et intégrez des solutions adaptées pour économiser du temps et booster la productivité de vos équipes.
