Pour une vue d'ensemble d'un projet, peu importe le secteur d'activité, un outil essentiel est utilisé : le macro-planning. Il met en exergue les grandes étapes, les jalons et les objectifs d'un projet. Le macro-planning facilite la communication entre les différents acteurs et la prise de décision. Cet article a pour but de vous expliquer le macro-planning, sa mise en place, ses avantages et d'autres points importants à ce sujet.
Qu'est-ce qu'un macro-planning ?
Par définition, un macro-planning est un outil de gestion de projet. Il est généralement représenté par un tableau à double entrée dont les colonnes représentent le calendrier (les dates) et les lignes représentent les grandes étapes dès la conception jusqu'à la livraison. Le tableau le plus utilisé est le diagramme de Gantt pour pouvoir visualiser les tâches, leurs durées et leurs interdépendances.
Il répond aux questions suivantes :
- quels sont les objectifs du projet ?
- quelles sont les principales phases du projet ?
- quels sont les livrables du projet ?
- quelle est la durée estimée pour chaque phase du projet ?
- quelles sont les ressources nécessaires à ce projet ?
Le macro-planning, un outil essentiel pour une gestion de projet réussie
Le macro-planning ne détaille pas toutes les tâches, contrairement au micro-planning. Il est plus synthétique et se concentre sur les grandes lignes. Il est souvent dynamique pour s'adapter à l'évolution du projet et il sert de référence à tous les participants.
C'est un levier important dans la réussite d'un projet, car il :
- offre une vision claire et partagée des objectifs et du déroulement, afin de réduire les risques de quiproquo.
- il coordonne toutes les activités et toutes les équipes concernées.
- il anticipe les éventuels soucis et la mise en place de mesures préventives.
- il permet de suivre l'avancement du projet et d'identifier les écarts de réalisation.
- il facilite la communication entre tous les corps de métiers et tous les intéressés (clients, sponsors…).
Prenons l'exemple de la construction d'une maison. La macro mettra en évidence les grandes étapes qui sont : les fondations, les murs et les toitures et aussi les délais prévisionnels de la réalisation de ces étapes, ainsi que des ressources (maçons, électriciens, charpentiers, etc.)
Comment se pilote un macro-planning ?
Piloter le macro-planning d'un projet nécessite une approche rigoureuse et méthodique. Pour cela, il faut vérifier régulièrement si les jalons sont atteints dans les délais impartis et comparer les résultats réels avec les prévisions. S'il y a des écarts, il faut les analyser pour en connaître les causes et mettre en place des solutions correctives. Et enfin, le pilotage, c'est aussi la communication régulière avec les parties prenantes.
Piloter un macro-planning : une méthodologie en plusieurs étapes
Afin de bien piloter votre macro-planning, il est recommandé de suivre une méthodologie en plusieurs étapes :
- définition des KPI : en ayant les indicateurs de performance, vous pouvez mesurer concrètement l'avancement du projet. Ces indicateurs peuvent être le pourcentage des tâches réalisées, le budget, le respect des délais, etc.
- mise en place d'un tableau de bord : à part le graphe de Gantt, il faut aussi avoir un tableau de bord qui regroupe tous les KPI. Cela permet d'avoir un visuel d'ensemble sur l'état d'avancement.
- réunions régulières : étant donné que plusieurs équipes interviennent sur un projet, il est obligatoire de tenir tout le monde au courant de l'avancement, mais aussi des écarts pour pouvoir prendre des décisions.
- utilisation d'outils de gestion de projet : la macro contient uniquement les grandes étapes. Pour un suivi minutieux du déroulement de chaque tâche, il faut un outil de gestion comme Jira, Trello ou Asana. Ces outils peuvent être reliés au macro-planning pour une mise à jour automatique.
- analyse des risques : dans tous les projets, il y a toujours des risques. En pilotant une macro, vous devez identifier ces points de rupture et de mettre en place des plans d'action.
- flexibilité : en tant que responsable du macro-planning, vous devez être prêts à l'ajuster en fonction des évolutions et de l'environnement.
Quels sont les avantages d'utiliser un modèle de planning pour un macro-planning ?
Pour créer un macro-planning, vous pouvez partir d'une feuille blanche, mais pour de nombreuses raisons et notamment pour ses avantages, beaucoup de personnes utilisent un modèle. Tous les outils de création (Excel, google sheet, etc.) proposent des modèles selon le type de projet et le secteur d'activité. Selon le support que vous utilisez, vous pouvez prendre un modèle de diagramme de Gantt, un modèle PERT ou un modèle Kanban.
En utilisant un modèle, vous avez l'avantage de gagner du temps, d'avoir un tableau cohérent et facile à lire pour tous. Vous aurez ainsi un macro-planning de qualité, avec tous les éléments indispensables qui sont représentés. Et dans la majorité des cas, ces modèles sont faciles à utiliser, car ils sont intuitifs. La forme est déjà bien créée, il ne vous reste qu'à vous concentrer sur le contenu.
Les modèles de planning, des outils précieux pour optimiser votre macro-planning
Si dans l'avenir, vous envisagez de créer une macro, sachez donc qu'il existe des modèles prêts à être personnalisés. La structure de ces exemples est très claire à tous les niveaux des différentes phases d'un projet. De plus, ils sont souvent flexibles afin que vous puissiez personnaliser le tableau. Si possible, optez pour des modèles intégrant des outils de gestion de projet. Cela vous évite de faire deux fois la même chose.
Comment ajuster un macro-planning en cas de changements dans le projet ?
Dans un projet, il y a toujours un imprévu. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises travaillent avec la méthode agile, c'est-à-dire s'adapter à la situation et d'ajuster le plan en fonction de ce qui se passe. Ces imprévus peuvent être une évolution des demandes du client, des retards ou des réalisations en avance, l'émergence de nouvelles tâches qui n'étaient pas prévues ou la modification des ressources.
L'ajustement du macro-planning, une nécessité pour s'adapter aux imprévus
Dans le cas où l'ajustement est nécessaire, il faut suivre chaque étape ci-dessous pour bien gérer la situation :
- identifier la nature du changement et son impact sur le projet
- évaluer les conséquences par rapport aux autres tâches, aux délais et aux ressources
- mettre à jour le planning
- mettre au courant tout le monde sur le changement
- réévaluer les risques engendrés par ce nouveau macro-planning
Le macro-planning est un outil crucial pour toutes les personnes impliquées dans la gestion d'un projet. En maîtrisant les techniques de planification, vous gagnez en efficacité pour conduire votre projet.
