Envoyer un mail pour faire part d'un refus de candidature est sans nul doute l'un des aspects les moins agréables du métier de gestionnaire d'embauche ou de directeur des ressources humaines. Mais cette étape, aussi délicate soit elle, a toute son importance au cours d'un processus de recrutement. En effet, il n'y a pas pire pour l'image d'une entreprise qu'un employeur qui ne donne aucun retour aux candidats ayant pris le temps de répondre à une annonce d'offre d'emploi ! Une attitude interprétée comme un manque de respect envers chaque candidat ! Parce que le mail de refus de candidature joue un rôle clé dans l'image de marque de l'entreprise, y compris dans l'expérience candidat, le recruteur ou l'employeur a tout à gagner en prenant le temps de répondre à chaque candidat tout en lui expliquant avec tact les raisons justifiant ce refus.
Mais concrètement, comment expliquer à un candidat que sa candidature n'a pas été retenue sans que cette réponse paraisse froide ? Est-ce vraiment nécessaire d'envoyer une réponse refus candidature ? Les points essentiels dans cet article !
Quel est l'intérêt d'envoyer un mail de refus de candidature ?
Lorsqu'un candidat vous fait parvenir sa candidature pour un poste au sein de votre entreprise en réponse à une offre d'emploi et que celle-ci a été rejetée, il est essentiel de lui répondre. Selon les statistiques, bon nombre d'entreprises sous-estiment cette étape après un entretien téléphonique, physique ou en visioconférence, bien que les moyens ne manquent pas : lettre, mail, téléphone ! Une étape cruciale devenue un enjeu majeur pour toute entreprise. Voici les raisons pour lesquelles vous devriez rédiger une lettre ou un mail justifiant une candidature non retenue :
Pour améliorer l'image de l'entreprise
Selon les chiffres, plus de 50 % des candidats affirment n'avoir reçu aucune réponse après avoir transmis leurs candidatures suite à une offre d'emploi. Dans cette optique, il faut se rendre à l'évidence qu'une lettre, un mail ou même un appel de refus de candidature détermine en grande partie la qualité de l'expérience candidat du fait que celui-ci marque la fin du processus de recrutement ! En tant que chef d'entreprise, directeur des ressources humaines ou chargé de recrutement, vous êtes certainement au courant que de plus en plus de candidats partagent leurs mauvaises expériences (notamment en l'absence de réponse ou de formulation dénuée d'empathie) sur les sites dédiés ou les réseaux sociaux. Bien évidemment, cela peut nuire à l'image de la marque. Raison pour laquelle il est essentiel d'écrire un courrier refus candidature pour booster votre e-réputation ainsi que votre image. De plus, la lettre, le courriel ou encore l'appel de refus de candidature est une arme redoutable pour vous démarquer des autres acteurs du secteur tout en mettant en avant les valeurs de votre société.
Par respect pour les postulants
Celles et ceux à la recherche d'un emploi consacrent du temps dans :
- La rédaction de la lettre de motivation.
- L'élaboration du CV.
- L'envoi de la candidature, qu'il s'agisse par mail ou par la poste.
- Le déplacement pour l'entretien.
Chaque candidat mérite de recevoir une réponse pour leur investissement, même si elle est négative. C'est aussi une manière pour le candidat de savoir à quel stade il est dans les étapes du recrutement. Cependant, il ne s'agit pas d'envoyer simplement une réponse, cette dernière doit aussi être constructive pour que le candidat puisse optimiser ses chances de trouver un emploi.
Quel objet mail refus de candidature ?
La formulation de l'objet du mail de refus de candidature a, elle aussi, toute son importance. Voici quelques conseils pour vous aider :
- Premièrement, vous avez la possibilité d'employer un objet court, mais bien précis : "Candidature non retenue pour le poste de xxxx" ou encore "Refus de candidature pour le poste de xxxx".
- Sinon, vous pouvez également écrire un objet plus détaillé : "Réponse suite à la réception de votre candidature pour le poste de xxxx".
Quelles que soient vos préférences, il faut impérativement garder un ton à la fois respectueux et professionnel. Cela montre que vous pouvez faire preuve de compassion et de respect envers tous les candidats. En effet, il faut toujours garder en tête qu'une mauvaise formulation peut nuire à votre image !
Comment annoncer à un candidat qu'il n'est pas pris ?
La rédaction d'un mail de rejet de candidature est loin d'être une tâche aisée, car les mots utilisés ne doivent pas froisser ou vexer le candidat. Cela pour vous expliquer qu'une lettre, un mail ou un appel de refus de candidature doit transmettre avant tout un message clair et bienveillant, encourageant en quelque sorte le candidat dans sa recherche d'emploi. Voici quelques conseils pour faire une annonce qui met le côté humain en avant :
- Pour commencer, il est préférable de choisir une formulation courtoise, respectueuse et professionnelle du type : "Madame, Monsieur, nous vous remercions de votre intérêt pour le poste XXX. Nous avons étudié avec attention votre candidature, mais elle ne correspond pas aux besoins actuels de l'entreprise."
- Expliquez avec tact et diplomatie les raisons justifiant ce rejet. Par exemple, le profil ainsi que les compétences ne répondent pas aux exigences du poste tout en évitant de critiquer le candidat.
- Pour finir, terminez votre mail sur une note positive comme "Bonne continuation dans votre recherche d'emploi".
