Pour être plus professionnelle, une entreprise se doit de faire suivre des formations pour ses employés. Certes, ces derniers sont compétents, sinon les ressources humaines ne les auraient pas choisis pour faire partie de l'équipe, mais une formation de temps en temps va les aider à être encore plus productifs.
Le plan de formation des entreprises est une tâche à la fois complexe et primordiale. Les enjeux des formations en entreprise sont énormes. Toutefois, si on arrive à bien s'organiser, même le projet le plus complexe devient facile. Dans ce guide, on va vous transformer en un as de la planification.
Comment élaborer un planning de formation adapté aux besoins de l'entreprise ?
Un planning doit avant tout s'adapter aux besoins et aux compétences de l'entreprise. Tout d'abord, faites un inventaire des compétences des employés et des employeurs si nécessaire. Ensuite, créez une cartographie pour évaluer les compétences de chacun. Et pour terminer, faites une veille technologique et sectorielle pour la base de la formation.
Pour faciliter votre planification, il est conseillé d'identifier les compétences actuelles et futures :
- Faites une comparaison entre les compétences actuelles et celles requises pour la performance de l'entreprise.
- Classez les écarts de compétences en fonction des objectifs.
- Définissez les actions spécifiques pour réduire ces écarts (formation interne, partenariat externe ou recrutement).
L'analyse des besoins est essentielle.
La collecte des idées est primordiale. Pour le faire, voici quelques techniques :
- Entretiens individuels
- Sondages et questionnaires
- Ateliers collaboratifs
- Plateformes en ligne
- Forum interne
Impliquer les employés dans chaque collecte que vous faites. Cela va non seulement faciliter votre travail, mais ça va les aider à se motiver à suivre les formations qu'on va proposer.
Quels sont les éléments à inclure dans un planning de formation efficace ?
En règle générale, les éléments à inclure dans un planning de formation sont :
- Les objectifs de la formation
- La ou les méthodes de formation
- Le calendrier détaillé
Pour vous aider à avoir une vision plus claire, on va voir cela dans leurs moindres détails.
1-Définition des objectifs :
- Fixez des buts à la fois clairs et mesurables
- Alignez les objectifs de la formation sur les objectifs stratégiques de l'entreprise
- Exposez les résultats attendus
2-Sélection des méthodes de formation :
- Formation en présentiel
- E-learning
- Blended learning (mixte entre le présentiel et en ligne)
- Coaching et mentorat
3-Mise en place du calendrier :
- Élaborez une planification annuelle
- Prévoyez des ajustements
- Planifiez des séances de formation régulières
- Intégrez des évaluations régulières
Les objectifs clairs guident le processus.
Restez clair et concis dans les objectifs que vous fixez. Des objectifs mesurables permettent de savoir exactement ce qu'on veut accomplir et comment les atteindre. Faites-vous aider par des représentations graphiques avec des pourcentages pour faciliter la compréhension des objectifs à atteindre.
Quels outils utiliser pour gérer efficacement un planning de formation?
Pour planifier efficacement vos formations, voici quelques logiciels les plus utilisés :
- Systeme.io : un outil complet pour la création et la vente de cours en ligne, avec des fonctionnalités telles que les tunnels de vente, l'e-mail marketing et l'hébergement de formations.
- LearnyBox : une plateforme tout-en-un qui permet de créer, diffuser et vendre des formations en ligne, avec des outils pour les webinaires et l'automatisation du marketing.
- Digiforma : un logiciel de gestion de formation qui facilite la planification, le suivi et l'évaluation des formations, idéal pour les organismes de formation.
- Dendreo : un outil de gestion de formation qui centralise toutes les activités de formation, de la planification à l'évaluation, en passant par la gestion administrative.
La technologie simplifie la gestion.
La technologie est un atout majeur pour l'automatisation des tâches administratives. On va vous présenter quelques-uns de ses avantages :
- Gestion des inscriptions
- Planification des sessions
- Suivi des présences
- Gestion des certifications
- Tableaux de bord interactifs
- Rapports personnalisés
- Feedback instantané
- Analyse des données
Comment évaluer l'efficacité d'un planning de formation mis en place?
Voici les méthodes pour mesurer l'impact de la formation sur la performance :
- Modèle de Kirkpatrick : ce modèle permet de mesurer à la fois la satisfaction des participants, mais aussi l'acquisition de connaissances et l'impact sur les résultats de l'entreprise.
- Indicateurs de performance clés (KPI) : utilisez des KPI pour mesurer des aspects spécifiques de la performance (augmentation de la productivité, réduction des erreurs ou amélioration de la satisfaction client).
- Évaluations avant et après la formation : comparez les compétences et les performances des employés avant et après la formation.
- Observation en milieu de travail : observez les employés dans leur environnement de travail pour évaluer l'application des compétences acquises.
L'évaluation continue améliore les résultats.
Parmi les méthodes susmentionnées, le plus efficace, c'est le KPI (Indicateur de performance clés). Son utilisation est assez simple, il suffit de suivre les étapes suivantes :
- Identifiez les indicateurs qui reflètent le mieux les objectifs de votre formation (taux de rétention des connaissances, amélioration des compétences spécifiques ou augmentation de la productivité).
- Mesurez ces KPI avant, pendant et après la formation pour évaluer les progrès et l'impact de la formation sur les performances de chaque employé.
- Comparez les résultats des KPI avec les objectifs fixés pour déterminer l'efficacité de la formation.
Dans le milieu professionnel, le perfectionnement n'est pas un luxe, mais une nécessité. Dans une entreprise digne de ce nom, mettre en place une formation fait partie des devis que le service comptable doit mettre dans le bilan financier. L'apprentissage doit être obligatoire et ne doit pas être pris comme une corvée. Le planning de la formation doit être présenté à la fin de l'année d'exercice pour être considéré l'année suivante. La gestion prévisionnelle des formations doit se faire dans le calme. Pour commencer, il est préférable que vous utilisiez Microsoft Excel pour délimiter les tâches. Au fur et à mesure que vous avancez, vous pouvez utiliser des logiciels en ligne pour faciliter votre travail. Si vous êtes chargé du planning de formation, faites-vous aider par d'autres personnes de la ressource humaine. Rester ouvert à toute proposition, mais ne perdez pas vos objectifs en vue. Et n'oubliez pas, vous êtes un humain qui va donner des opportunités à d'autres humains de s'améliorer dans leur vie professionnelle. Alors, mettez-y du cœur !
