Les entreprises émettent et reçoivent chaque jour dans leurs interactions avec leurs partenaires, des documents portant du tampon signature. Au point où, certains pensent même parfois à l'abandon de la pratique cachet et signature, au profit du tampon d'encre uniquement. Cela est-il possible d'un point de vue légal ? La réponse vous est proposée dans le présent article.
Qu'est-ce qu'un tampon signature ?
Encore appelé tampon encreur, le tampon de signature est un outil personnel ou professionnel permettant de marquer les différentes catégories de supports qu'on désire personnaliser. Le matériel du tampon signature est généralement un timbre en caoutchouc qui intègre la signature de l'entité commerciale, de l'administration ou du particulier qui en est propriétaire ou affectataire. C'est la raison pour laquelle on l'appelle : tampon signature personnalisé ou à lignes personnalisables. Par ailleurs, le tampon encreur peut être destiné à accompagner la signature d'une personne physique ou morale. Dans ce cas, il comporte des mentions précises comme la date -pour le tampon dateur- ou une suite de numéros dans le cas du tampon folioteur personnalisable.
Que dit la loi concernant le tampon signature ?
Il n'y a aucune disposition dans la législation française qui encadre le tampon signature. En effet, n'importe qui peut commander n'importe quel tampon de signature avec les coordonnées de n'importe quelle entité, sans être soumis à quelque justification que ce soit. Par conséquent, le tampon encreur même personnalisé n'a aucune valeur juridique, sans la signature qu'il accompagne. Un document tamponné et signé a une valeur juridique, mais cette dernière ne vient pas du tampon encreur mais plutôt de la signature. Cependant, en ce qui concerne les mentions qu'apporte le tampon de signature à lignes personnalisables, c'est le Code de commerce en son article R123-237 qui les rend obligatoires, sans légitimiser la signature tampon valeur juridique. Le tampon d'encre personnalisable ne peut donc se substituer à une vraie signature.
Utilité du tampon encreur quoique sans fondement juridique
Beaucoup plus employé en gestion administrative qu'à titre personnel :
- le tampon à encre personnalisable a pour but de renseigner efficacement les supports papier ou autres qu'utilise l'entreprise en relation avec les tiers, fournisseurs et clients : devis, contrats etc.
- le tampon encreur personnalisé est souvent exigé par certaines organisations en complément de la signature, malgré son caractère non obligatoire d'un point de vue légal ;
- le texte du tampon encreur signature fait gagner un temps précieux dans le renseignement des champs légaux de certains documents d'entreprise. Au lieu de passer par un remplissage manuscrit lent, un seul encrage au tampon signature insère lesdits renseignements dans le champ désiré.
C'est pour cela que l'utilisateur du tampon encreur doit veiller à la mise à jour régulière du texte, au risque de manquement au Code du commerce.
Comment le tampon encreur est-il personnalisé ?
La personnalisation d'un tampon encreur englobe plusieurs points essentiels que nous allons essayer d'élucider.
Les mentions à faire ressortir
Les commandes de tampons encreurs personnalisés intègrent l'ensemble des motifs souhaités par le demandeur dans le texte. Pour un établissement d'une part, il peut s'agir de mentions importantes comme sa raison sociale, son logo, le numéro de téléphone de son représentant légal, l'adresse de localisation, l'adresse mail, la forme juridique, la mention RCS, le numéro de TVA, etc. D'autre part, on peut opter pour des motifs d'ordre général comme : « Payé le », « Validé le », « Reçu le ». Quand il s'agit d'un tampon professionnel en nom propre, conçu pour identifier une personne en particulier ou un service d'entité, les mentions suivantes sont recommandées : nom et prénom de la personne, sa profession, le service dans lequel il exerce, l'entreprise d'appartenance, ses coordonnés personnels, ses contacts téléphoniques… Bref, le demandeur de tampons à encrage personnalisé n'est pas restreint dans le choix des renseignements à faire ressortir. En outre, il peut modifier le texte, modifier sa taille dans le cadre de l'empreinte, y compris sa police de caractères.
La taille du tampon encreur
Certes, la taille des informations, couplée à une exigence de lisibilité peut déterminer la taille du matériel qu'est le tampon encreur personnalisable. Mais on peut opter pour différents formats de tailles :
- le petit tampon encreur “à 4 lignes de texte” ;
- le format moyen de tampon à encrage “avec 5 lignes”.
- le grand tampon “à 6 lignes de texte” ;
Et pour une personnalisation totale, le besoin de tailles plus grandes peut se résoudre par le très grand format de tampons à encrage avec plus de 6 lignes de texte.
La matière de conception du tampon à encrage
L'offre des montures de tampons encreur personnalisable comporte du plastique -polyuréthane- du metal ou du bois lissé à amortisseur ou ressort, avec butée en caoutchouc. Quand on désire plutôt un matériel de tampon signature réduisant le risque de déconvenues écologiques, il existe sur le marché des tampons à encrage fabriqués avec plus de 80 % de matières recyclées. Le tampon encreur est accompagné d'une variété d'encriers à : encre noire, encre bleue et encre rouge selon les traditions d'exercice de l'activité administrative dans chaque entité.
