Chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, doit être organisée et structurée de sorte à définir de manière claire et précise les relations hiérarchiques ainsi que les relations de travail entre les divers collaborateurs. Dans cette optique, il convient de souligner que la mise en œuvre d'une structure organisationnelle dans une société n'est pas un luxe, mais bien une nécessité pour assurer un fonctionnement optimal. Parmi les différentes structures organisationnelles, nous retrouverons la structure fonctionnelle qui s'adapte principalement aux entreprises mono-activité de taille moyenne.
Mais concrètement, qu'est-ce qu'une structure fonctionnelle en entreprise ? Quels sont les atouts d'une telle organisation ? Quelles sont les autres structures organisationnelles ? Les points essentiels dans cet article.
Structure organisationnelle : de quoi s'agit-il ?
Pour faire simple, une structure organisationnelle peut être définie comme la manière dont un chef d'entreprise organise sa société en termes de :
- Relations hiérarchiques
- Relations de travail entre les employés
- Relations entre les diverses entités
Une telle organisation est indispensable à chacun, surtout lorsqu'il s'agit des postes de gestionnaire de projet. En effet, cette dernière est d'une importance capitale car :
- Elle offre aux collaborateurs une meilleure compréhension du fonctionnement de l'organisation de la société. Autrement dit, la structure organisationnelle indique aux employés se trouvant au bas de l'échelle qu'ils doivent rendre compte à leur supérieur ou à un chef de projet. Cela évite ainsi toute confusion en ce qui concerne la responsabilité et les tâches de chacun.
- En définissant la chaîne de direction ainsi que les canaux de communication, une structure organisationnelle bien réfléchie oriente les efforts de tous (responsable, chef de projet, subordonné…) vers des objectifs communs, ceux fixés par la société.
- Pour finir, une bonne structure organisationnelle permet aux responsables ou aux chefs de projet d'identifier les points forts ainsi que les faiblesses afin d'apporter des changements là où c'est nécessaire. Par ailleurs, c'est une excellente manière d'améliorer la satisfaction client.
Quel est le principe de la structure fonctionnelle ?
La structure fonctionnelle, communément appelée structure en U (pour unitaire), désigne un type d'organisation dans lequel on décentralise l'autorité ainsi que les responsabilités du chef d'entreprise. Il faut se rendre à l'évidence que celui-ci ne peut pas superviser toutes les opérations de manière approfondie, surtout si la société est de taille moyenne. C'est à ce moment que l'on met en place cette structure, autrement dit, le travail est divisé par fonction. En d'autres termes, chaque division a un responsable qualifié comme :
- Responsable financier
- Responsable commercial
- Responsable marketing
- Responsable des ressources humaines
- Un chef de projet
À noter que les décisions sont prises par les responsables (bien évidemment, ils doivent également rendre compte au chef d'entreprise) qui peuvent aussi exercer une autorité sur leurs subordonnés. Néanmoins, il est important de préciser qu'ils peuvent le faire dans la limite de leurs fonctions !
Les avantages d'une organisation fonctionnelle
Ce type de structure organisationnelle présente des avantages non négligeables. Voici les principaux :
- L'atout majeur de ce type de structure organisationnelle réside dans sa clarté et sa simplicité.
- Deuxièmement, le fait que chaque division ait un spécialiste, celui-ci peut former et guider les employés sous sa supervision, assurant ainsi efficacité et productivité.
- Pour finir, cette structure accélère le développement de la société.
Les points faibles d'une organisation fonctionnelle
Cette structure présente par ailleurs quelques inconvénients. Voici les principaux :
- Il y a le risque que les différentes divisions entrent en conflit.
- Suite aux conflits entre les différents services, il y a moins de coordination et de coopération.
Quelles sont les 4 grandes structures d'organisation ?
Outre la structure fonctionnelle, 4 autres structures organisationnelles peuvent être identifiées. Les voici en détail :
La structure hiérarchique
Se caractérisant par une forme verticale ou pyramidale, la structure hiérarchique est très répandue dans le monde de l'entreprise. Toutefois, il faut savoir que cette structure organisationnelle convient idéalement aux TPE et aux PME. Ici, chaque collaborateur se réfère à son supérieur direct. Grâce à son fonctionnement linéaire, il est tout à fait possible de retracer les responsabilités en cas d'erreur. Cependant, cette structure est connue pour être lente et rigide.
La structure divisionnelle
Cette structure est particulièrement adaptée aux entreprises œuvrant dans plusieurs secteurs d'activité. Par exemple, les entreprises ciblant à la fois le marché local et le marché international. Comme son nom l'indique, la société est organisée par division (il faut préciser que chaque division est autonome).
La structure staff and line
Également appelée organisation hiérarchico-fonctionnelle, cette structure peut être considérée comme le parfait compromis entre la structure hiérarchique et la structure fonctionnelle. Le line indique que c'est un système fonctionnel qui repose sur le modèle hiérarchique pyramidal classique tandis que le staff fait référence aux cadres ou aux spécialistes qui viennent superviser le line (employés).
La structure matricielle ou la structure par projet
Comme son nom l'indique, la structure par projet organise la division du travail en fonction des projets. Ici, chaque collaborateur a des tâches clairement définies.
