Se présentant comme l’un des outils d’onboarding dans une entreprise, le livret d'accueil promet d'être efficace. Il est particulièrement utile dans le cadre de la communication interne pour faciliter l'intégration des nouveaux collaborateurs. Dans ce livret, qui peut être au format numérique ou papier, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour accompagner et guider vos salariés, ainsi que des instructions utiles. Cette pièce présente de nombreux avantages. Il permet d'intégrer la nouvelle recrue, de confirmer le choix du collaborateur et de diffuser des informations fiables sur l'entreprise. Mais comment créer un livret d'accueil ? Que faut-il y inclure ? Cet article vous servira de guide dans l'élaboration de cette pièce importante pour votre entreprise.
Comment faire un livret d'accueil pour une entreprise ?
Plusieurs étapes clés doivent être respectées lors de la rédaction de ce document, afin que son contenu soit facilement compris par les nouveaux arrivants. Le livret d'accueil doit être clair et simple. Il doit être rédigé de manière à refléter la culture, l'histoire, les valeurs et les objectifs de l'entreprise. Bien que le contenu du texte puisse varier d'un nouveau salarié à l'autre, ce document s'adresse à tous les salariés (stagiaires, CDD, CDI).
Les éléments indispensables à inclure dans votre livret d'accueil
Pour créer un livret d'accueil bien détaillé, vous devez tenir compte des éléments à inclure. Pensez à dresser la liste des besoins des nouveaux employés. Un groupe de travail peut facilement s'en charger. Ensuite, même si le plan de chaque section est également un élément clé, le recueil des informations utiles doit être approfondi pour obtenir des détails plus pertinents. Enfin, quel que soit le format utilisé pour cet outil, des mises à jour doivent être prévues pour permettre au livret de s'adapter aux situations changeantes et aux évolutions de l'entreprise.
Quel est le contenu d'un livret d'accueil ?
Le contenu d'un livret d'accueil doit comprendre des informations générales sur l'entreprise, afin d'assurer une intégration harmonieuse des employés. Les détails des politiques et des procédures de l'entreprise doivent également être présentés de manière formelle, afin de donner au nouvel arrivant une idée plus claire des activités et des valeurs qu'elle représente. L'un des éléments importants de ce document est également les ressources et les contacts utiles aux nouveaux employés, notamment s'ils souhaitent formuler une demande ou une déclaration.
Les sections spécifiques qui rendent votre livret d'accueil complet et utile
Cette pièce doit comporter certaines rubriques et un plan bien défini pour illustrer le domaine d'activité et tout ce qui concerne l'entreprise. Pour ce faire, le livret d’accueil d’entreprise doit par exemple comprendre :
- Une introduction (souvent rédigée par le chef d'entreprise, le PDG, le fondateur, etc.)
- Une présentation de l'entreprise
- Une description du lieu et de l'environnement de travail
- Les règles de vie interne
- Les procédures
- Présentation des instances représentatives du personnel
L'introduction a pour but d'honorer l’accueil des nouveaux collaborateurs et de les informer que ce livret leur servira de guide pour faciliter leur intégration dans l'entreprise. Ensuite, dans le cadre de la présentation, cette partie détaille l'histoire de la société, son domaine d'activité et ses objectifs. Elle doit également illustrer les valeurs fondamentales de la compagnie, qui ont permis son développement au fil des années.
Vient ensuite la description de l'environnement professionnel, qui détaille tout ce qui concerne les locaux de l'entreprise (parkings, restaurants, toilettes, issues de secours, salles de pause, etc.) Puis, vous trouverez les règles de vie, qui traitent de l'intégrité de la vie quotidienne au boulot (c'est-à-dire les heures d'ouverture, le règlement intérieur entre le personnel et les employés, les bonnes pratiques, la convention collective, etc.) En ce qui concerne les procédures, cette section énumère les cadres à indiquer en cas d'absence ou de retard. Elle doit indiquer quels sont les responsables qui doivent faire une demande ou une déclaration, en fonction de la situation.
Comment personnaliser un livret d'accueil entreprise pour le rendre unique ?
Plus votre livret d’accueil est original, plus les nouveaux employés seront intéressés par votre entreprise. Le contenu unique de votre livret confère à votre marque une identité propre. La personnalisation peut se faire de différentes façons. Mais l'objectif est de faire de ces documents un outil de bienvenue attrayant et engageant.
Les techniques pour donner une touche personnelle à votre livret d'accueil
Il est tout à fait possible d'insister sur le partage d'informations utiles. Si la culture et la politique de l'entreprise sont importantes, les informations sur le règlement intérieur du local le sont encore plus. Vous pouvez inclure des informations sur les procédures de remboursement des frais de transport, l'assurance maladie complémentaire, les chèques-repas, etc.
En tant que dirigeant, vous êtes également en mesure d'inclure des plans de formation qui permettront aux nouveaux employés de développer leurs compétences. Cette section montrera l'importance que vous accordez à vos employés en leur donnant accès à des formations qui leur permettront d'évoluer dans leur travail.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la création d'un livret d'accueil entreprise ?
De nombreuses erreurs peuvent être commises lors de la rédaction d'un tel livret. De plus, le livret d'accueil n'est pas une pièce figée. Il doit être mis à jour régulièrement. Cela peut se faire à l'occasion d'un remplacement de responsable ou d'un déménagement, par exemple. Il peut également être mis à jour en fonction de l'évolution de l'entreprise : au fil du temps, il peut s'ouvrir à de nouvelles activités ou, au contraire, supprimer certains domaines.
Les pratiques à éviter pour maintenir l'efficacité de votre livret d'accueil
Pour que votre support de communication soit efficace, vous devez veiller à ce qu'il soit régulièrement mis à jour en cas de changement au sein de l'entreprise. Pour devenir un des outils d'onboarding les plus efficaces, vous devez également informer directement les salariés de l'arrivée d'un nouveau collaborateur. L'intégration d'une nouvelle recrue doit également être bien accompagnée, et un tuteur désigné fera l'affaire pour compléter ce volet d'intégration.
Le livret d'accueil est important pour l'intégration des nouveaux collaborateurs. Pour être efficace, il doit être actualisé et accompagné directement. Pour être attractif et riche en informations, votre support de communication doit comporter des points clés détaillant tout ce qui concerne votre entreprise. N'hésitez pas à le personnaliser pour vous démarquer des autres entreprises et mettre en valeur votre identité.
