Une demande d'achat peut facilement devenir compliquée dans une entreprise, si celle-ci est mal structurée. Pourtant, cette demande joue un rôle important dans la gestion des achats et dans l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement. Une demande claire, précise et validée au bon moment est un gain de temps pour l'entreprise, mais aussi d'argent et d'une meilleure communication entre les services. Ici, nous allons décortiquer ensemble les points essentiels pour rendre ce processus plus agréable, éviter les erreurs classiques et rendre vos demandes d'achat plus fluides.
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
C'est un document écrit qui est émis par un employé, donc en interne, et qui lui permet de signaler le besoin d'un bien ou d'un service. Elle sert à lancer le processus d'approvisionnement. Contrairement à un bon de commande, qui est transmis au fournisseur, la demande d'achat reste en interne : c'est la première étape avant toute décision.
Une demande d'achat est un document interne
Cette demande va permettre d'initier le processus d'achat ; dès qu'il y a un besoin de matériel, de prestation ou même de renouvellement de contrat, le demandeur va devoir remplir une demande d'achat. C'est pour cela qu'elle est considérée comme le point de départ de tout le processus. Ensuite, il y a l'importance de la communication interne. Cette dernière va aider les services d'achats ou la direction à suivre les besoins de chaque département, à évaluer leur pertinence et à gérer les priorités. Ce document interne servira également de support de validation des dépenses auprès de la direction. Et pour finir, elle joue le rôle d'outil de traçabilité, car elle permet de suivre chaque étape de l'achat et de justifier les décisions prises en cas de contrôle.
Comment rédiger une demande d'achat efficace ?
Pour qu'une demande d'achat soit traitée rapidement, elle doit être claire, précise et bien structurée. Il faut inclure tous les éléments nécessaires sans avoir l'impression de se noyer dans les informations, tout en assurant une bonne compréhension par les services d'approbation. La validation, elle aussi, doit être fluide pour ne pas bloquer le processus.
Une demande d'achat efficace inclut des informations précises
Il y a des points à ne pas négliger pour que votre demande passe facilement, les voici :
- Détails sur le produit ou service requis : il faut préciser le nom exact, les références, les quantités, les spécificités techniques, même les conditions de livraison si elles doivent respecter des consignes spéciales.
- Justification de la nécessité de l'achat : il est important d'expliquer pourquoi cet achat est nécessaire. Cela peut être pour un besoin ponctuel, un renouvellement ou une nouvelle activité.
- Date souhaitée de livraison ou d'exécution : celle-ci est utile pour le service achats, car elle permet de s'organiser et d'éviter les urgences de dernière minute.
- Nom du fournisseur recommandé : cela peut accélérer le traitement, encore mieux si le fournisseur est déjà référencé.
- Centre de coût ou projet concerné : utile, voire indispensable, pour les comptables de l'entreprise.
- Documents complémentaires : les devis, un descriptif technique ou toute autre pièce utile pour faciliter l'approbation.
Quelles sont les étapes à suivre pour traiter une demande d'achat ?
Quand votre demande sera rédigée, elle doit être transmise au service compétent ; le processus comporte généralement une phase de soumission et d'approbation, budgétaire ou hiérarchique, puis d'un traitement par le service achats. Ce dernier vérifie les informations, il peut aussi contacter les fournisseurs et transformer la demande en bon de commande. Le tout se fait sur un système de gestion des achats en ligne, ce qui simplifie énormément les échanges.
Le traitement d'une demande d'achat suit un processus structuré
Certes, il faut transmettre la demande, mais ça ne s'arrête pas là ; chaque étape a son importance pour éviter les erreurs et garantir la qualité de l'approvisionnement :
- Vérification des besoins et des budgets : avant toute validation, il faut s'assurer que l'achat est justifié et que le budget est bien présent.
- Communication avec les fournisseurs potentiels : le service achats a le droit d'envoyer des demandes de devis, de comparer les prix et les délais ainsi que de choisir la meilleure offre.
- Validation hiérarchique ou financière : selon l'organisation et l'entreprise, une ou plusieurs signatures peuvent être nécessaires avant de passer à l'étape suivante.
- Création du bon de commande : une fois le fournisseur sélectionné, la commande est formalisée et envoyée.
- Un suivi : la livraison et la réception du produit sont contrôlées et validées. Le cycle d'achat sera donc clôturé.
Quels sont les avantages d'utiliser une demande d'achat ?
Une demande d'achat peut être considérée comme un levier de performance pour l'entreprise, car elle permet une meilleure transparence, une gestion des coûts rigoureuse et une relation plus fluide avec les fournisseurs. De plus, elle évite les commandes imprévues qui plombent le budget et désorganisent les services.
L'utilisation d'une demande d'achat améliore l'efficacité organisationnelle
Voici pourquoi elle mérite toute votre attention :
- Réduction des erreurs et des doublons : quand tout est organisé et validé, on y voit plus clair et on évite de commander deux fois le même produit ou de passer à côté d'un besoin urgent.
- Facilitation de la planification et des prévisions : en analysant les demandes, l'entreprise peut mieux anticiper ses besoins futurs et ajuster ses budgets.
- Un suivi plus fluide des dépenses : chaque demande d'achat est rattachée à un projet ou à un centre de coût, ce qui rend les contrôles plus simples et on y passe moins de temps.
- Renforcement de la conformité : quand on intègre des étapes de validation obligatoires, on s'assure que les règles internes sont respectées.
Une demande d'achat est un petit document, certes, mais ce dernier peut avoir un grand impact sur l'entreprise ; elle simplifie les échanges, rend le processus de commande plus fluide et contribue directement à la performance de l'entreprise. En d'autres termes, une demande d'achat bien formulée va permettre de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de garder une main sur les dépenses. Adopter cette habitude dans une entreprise ne peut qu'être bénéfique. Mieux encore, vous pouvez mettre en place un système digitalisé pour qu'une partie du traitement soit automatisée et dire adieu aux papiers qui traînent ou aux validations oubliées.
