L'organisation en entreprise et autour d'un projet requiert l'emploi de nombreux moyens, en vue de l'atteinte des objectifs fixés. De la phase d'avant-projet, jusqu'à la clôture, en passant par la conception et l'exécution, il existe des outils de planification permettant au gestionnaire de projet de centraliser toutes les données concernant le projet : le plan de charge ou planning de charge, notamment. Est-ce un incontournable pour une organisation réussie ? Le présent article vous en donne la substance.
Qu'est-ce qu'un plan de charge ?
Quelle que soit la taille ou la portée d'un projet, le plan de charge est un outil permettant au chef projet de connaître le moment exact où chaque activité doit être effectuée. De même, il a connaissance des tâches déjà réalisées et la séquence à laquelle chacune des phases restantes sera exécutée. Cet outil entre les mains du chef de projet, transforme la simple vision d'un projet en un plan détaillé et temporel, favorisant la structuration et l'affectation des ressources.
Quand utiliser un plan de charge ?
L'utilisation du plan de charge devient plus qu'une simple option :
- lorsque l'entreprise doit gérer l'augmentation du temps facturable : dans le cas des entreprises facturant les employés au prorata du temps passé – entreprises de services, agences, etc – ;
- quand la gestion du temps et le pilotage des ressources sont des enjeux essentiels à la réussite du projet ;
- lorsqu'il sera difficile dans un type de projet, d'anticiper les besoins du projet et l'amélioration de la performance des ressources humaines.
Quels avantages offre le plan de charge ?
Les multiples avantages du plan de charge sont élucidés dans la présente section.
Obtention d'une vision opérationnelle
Le plan de charge permet d'optimiser les étapes suivantes de la mise œuvre des projets. Même quand on a une affectation de ressources dans le cadre d'un projet, cela ne signifie pas qu'elles seront disponibles à tout moment. C'est peut-être quelqu'un qui tombe malade, ou part en vacances, ou l'arrivée d'un matériel qui est retardée de plusieurs jours. Bref, le plan de charge permet de connaître la disponibilité exacte des ressources humaines, matérielles et logistiques, avec des informations concrètes sur leur capacite de travail et en temps réel. Avec le plan de charge, on détecte tôt les éventuelles surcharges de travail, afin d'effectuer une centralisation, en fonction du temps disponible ou des délais à respecter. De ce fait, on optimise l'efficacité de l’équipe de travail.
Élaboration de plans réalistes
En faisant une gestion efficiente du temps, à l'aide du plan de charge capacité, vous comprendrez mieux le ratio temps nécessaire/temps disponible, pour une amélioration de la planification de vos projets futurs. On s'interroge sur :
- le type de talents auxquels on a besoin de confier les tâches qui composent le projet – niveau de compétences nécessaire, expérience requise – : s'ils appartiennent à l'entreprise ou qu'il faut les recruter ;
- les matériaux, logiciels et équipements nécessaires à chacune des étapes de la gestion des projets : si ces ressources sont disponibles ou s'il faut contacter les fournisseurs et quels en seraient les coûts.
Pour réussir ces estimations dans un plan de charge, les calendriers, budgets et rapports de projets passés peuvent être exploités.
Optimisation de l'allocation des ressources
Le plan de charge sert à ajuster le calendrier du projet dans le temps, pour résoudre les conflits dus à une allocation excessive de ressources. Les limites de la marge des services sont nivelées, de sorte qu'elles ne repoussent pas les dates d'achèvement. Quand on parle ici de marge, il s'agit de la durée pendant laquelle une activité planifiée peut être retardée ou prolongée par rapport à sa date de début prévue, sans pour autant retarder sa date de clôture. Ce processus instauré par le planning de charge, élimine toutes les surcharges d'activités. En effet, même si les employés se consacrent exclusivement à la gestion du projet, ils ne pourront pas y passer 100 % de leur temps. Il y aura toujours d'autres activités qui réduiront le temps passé sur le projet. C'est en cela que certains experts considèrent le plan de charge, comme un planning de ressources optimisé.
Peut-on se passer du plan de charge en organisation ?
Bien que les enjeux autour de cet outil soient toujours en réflexion, le plan de charge paraît déjà incontournable à une organisation cohérente. D'une part, le planning de charge permet au gestionnaire de montrer à ses clients, qu'il y a une mainmise sur l'ensemble du projet. Ils seront de ce fait, rassurés que les échéances seront respectées, parce que les contretemps seront anticipés. Ensuite, la communication avec l’équipe de travail autour du projet s'effectue en toute transparence. Chacun des maillons de la chaîne dispose d'une vision globale du projet, déclinée de façon opérationnelle à travers le plan de charge. Par ailleurs, un modele plan de charge permet un suivi en permanence du volume de travail imputable aux projets. La tendance à surcharger un collaborateur au profit d'un autre est évitée, et une mise à jour automatique des activités et services effectués par chacun d'eux est effectuée. Les plannings de gestion des charges les plus performants disposent d'un code couleur, mentionnant les anomalies de planification, les taux de disponibilite des ressources et des equipes, par ordre croissant ou décroissant.
