De nos jours, aucun travail ne peut plus se faire sans collaboration. Si auparavant beaucoup de métiers se faisaient en solo, l’intelligence collective est désormais indispensable dans le monde du travail. Ceci étant, l’aménagement d’un espace de travail dédié est nécessaire pour stimuler les uns et les autres à travailler main dans la main. Dans cet espace, les collaborateurs de différents horizons se réunissent pour discuter, échanger et partager les idées dans le but de faire avancer les activités de l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Rendez-vous dans les prochaines lignes pour en apprendre un peu plus sur la notion d’espace de travail collaboratif.
Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif ?
L’espace de travail collaboratif peut être défini comme étant un environnement spécialement conçu pour faciliter les échanges, la communication, la collaboration et le partage d’informations entre plusieurs individus (des employés).
Aussi connu sous le nom d’espace partagé, cet environnement se présente sous différentes formes :
- Les espaces physiques : dans cette catégorie, on peut citer les bureaux, les salles de réunion équipées des technologies collaboratives, des zones de détente dans lesquelles les collaborateurs peuvent librement échanger leurs idées, etc.
- Les espaces virtuels : il s’agit principalement des plateformes collaboratives en ligne via lesquelles les salariés vont communiquer en temps réel. Une plateforme dédiée vous aidera à partager des documents et collaborer sur la gestion des projets à distance.
- Les espaces hybrides : dans ces espaces, on retrouve à la fois les éléments physiques et virtuels.
Un environnement conçu pour la collaboration.
En définitive, un espace de travail collaboratif est un environnement spécialement conçu pour la collaboration et l’interaction. L’objectif ici est de permettre à chaque individu de s’exprimer librement tout en laissant libre cours à la créativité, à l’innovation et à la communication. Cet espace de bureau serait donc idéal pour le transfert des connaissances et des compétences, pour le travail en équipe et pour le partage des idées dans les entreprises.
Quels sont les avantages de l'espace de travail collaboratif ?
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, adopter un espace de travail collaboratif vous permettra de profiter de nombreux avantages, en voici quelques-uns :
- Renforcer la cohésion : en rassemblant les employés dans un seul et même espace, ils vont se sentir moins seuls et moins isolés. Plus ils vont passer du temps ensemble, plus ils seront heureux et cultiveront un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Tout ceci contribue à renforcer la cohésion des équipes et à créer des liens qui durent.
- Faciliter le management : en pratique, il est plus facile de manager une équipe installée dans un espace de travail partagé que d’aller individuellement vers chaque personne. En supprimant les barrières hiérarchiques et physiques, la communication devient plus fluide, transparente et l’information circule plus librement.
- Accroître la motivation : plusieurs études ont démontré que lorsque plusieurs individus travaillent dans un espace commun et adapté, cela augmente leur motivation. N’étant plus isolés les uns des autres, ils prennent plaisir à être ensemble et à travailler les uns à côté des autres.
- Réduire les dépenses : pour les dirigeants, concevoir un espace de travail partagé permet de faire des économies substantielles.
Amélioration de la productivité et de l'innovation.
Travailler dans un environnement collaboratif stimule naturellement la productivité et incite à l'innovation. Ceci s’explique par le fait que dans ce lieu, chacun peut laisser libre cours à sa créativité, ce qui peut donner lieu à de vraies innovations. En offrant un cadre stimulant et inspirant à vos salariés, vous améliorez leur qualité de vie au travail et lorsque les employés sont heureux, leur travail s’améliore. À long terme, la productivité de l’entreprise n’en sera que meilleure.
Comment mettre en place un espace de travail collaboratif efficace ?
Vous souhaitez mettre en place un espace de travail collaboratif ? Si oui, voici les différentes étapes à suivre :
- Évaluer les besoins : tout projet commence par l’évaluation des besoins. Ici, il est question de faire une analyse approfondie des besoins de chaque collaborateur.
- Délimiter les zones collaboratives : cela implique souvent l’aménagement d’une salle de réunion pour la discussion des projets. Une aire de repos est indispensable pour les employés ainsi qu'une zone de détente informelle pour encourager la cohésion entre les employés. À titre d'exemple, dans cette zone de détente, un babyfoot peut être placé pour renforcer l'esprit d'équipe. Tout cela est pensé pour inciter les échanges, la flexibilité et l'accessibilité au sein du groupe.
- Choisir les mobiliers et les équipements adéquats : en termes de mobilier, il est recommandé de se tourner vers des meubles modulables et ergonomiques, par exemple les fauteuils confortables, le tableau interactif, les tables de réunions adaptables, les écrans de projection, etc… Du côté des équipements, on pensera aussi à l’ajout des solutions technologiques modernes (wifi, outils informatiques collaboratifs, systèmes de vidéoconférence). Dans votre nouvel espace, chaque élément présent doit inviter à l’échange et à la communication.
- Présenter le nouvel espace aux collaborateurs : une fois le travail terminé, il est temps de présenter le projet à vos employés. Dès lors, vous devez tenir compte des retours et des remarques de chacun, ceci afin d’apporter des améliorations si nécessaire.
Planification et mise en œuvre stratégique.
Comme pour n’importe quel autre projet d’entreprise, la création et la mise en place de votre espace collaboratif demandent une planification minutieuse et une mise en œuvre stratégique. Avoir un plan bien travaillé aide à prévoir les imprévus en restant à la fois fidèle à vos valeurs, mais aussi à vos missions. Cela aidera à la consolidation de l'équipe.
Pour que votre projet se passe bien et que le résultat soit à la hauteur de vos attentes, vous ne devez pas hésiter à demander de l’aide à un professionnel.
Quelles sont les clés pour favoriser l’engagement des collaborateurs dans un espace de travail partagé ?
Dans un espace de travail collaboratif, certains peuvent se sentir plus à l’aise que d’autres. Pour mettre tout le monde au pied d’égalité et favoriser l’engagement de chacun, vous pouvez par exemple :
- Veiller à la santé et au bien-être des collaborateurs.
- Lever les barrières administratives et hiérarchiques.
- Créer une ambiance propice à la communication.
- Vérifier que les collaborateurs bénéficient d’un traitement équitable.
- Fournir des outils de travail adaptés aux missions confiées
Culture d’entreprise et communication ouverte
L’engagement au travail est un facteur de performance et de productivité. Pour faciliter l’engagement de vos collaborateurs dans l’espace de travail partagé, vous devez aussi encourager une communication ouverte et construire une culture d’entreprise solide. Une communication ouverte passe par la suppression des barrières hiérarchiques et administratives, mais aussi par la création d’une atmosphère propice. Pour ce qui est de la culture d’entreprise à mettre en place, elle doit s’accorder avec les valeurs des collaborateurs, mais aussi des employeurs.
En définitive, travailler dans un espace de travail collaboratif favorise les échanges et le partage des idées. De plus, cela stimule la communication et la productivité de l’entreprise. Un espace de travail collaboratif efficace est un espace évolutif qui doit continuellement évoluer pour s’adapter aux attentes des salariés et s’adapter aux nouvelles technologies.
