Avec l'expansion du travail à distance, les employés ont besoin d'accéder à leurs documents à tout moment, n'importe où et sur n'importe quel appareil. Cela n'est possible qu'avec un tableur en ligne, permettant à toute personne ayant accès au fichier, d'y apporter des modifications en déplacement. Dans le présent article, nous allons découvrir comment trouver un bon tableur en ligne, afin de gagner du temps, d'améliorer ses flux de travail et accroître son efficacité.
Pourquoi utiliser un tableur en ligne ?
Un tableur en ligne présente de nombreux avantages :
- ses sheets – feuilles de calcul – sont faciles à utiliser, à partager, à modifier en collaboration et faciles d'accès depuis n'importe quel navigateur Web ;
- les tableurs en ligne donnent la possibilité de lier plusieurs sheets – feuilles – entre elles, pour importer des plages de données, consulter, filtrer ou traiter par des calculs ;
- un tableur Google permet également d'obtenir une "saisie de données" à partir de Google Forms ;
Un tableur en ligne nous permet enfin de créer des systèmes informatiques très puissants à partir des sheets – feuilles de calcul Google –, sans avoir à connaître grand-chose en programmation.
Comment partager un tableau provenant d'un tableur en ligne ?
Pour partager un tableau provenant d'un tableur en ligne, vous devez identifier le tableau que vous souhaitez partager, en cliquant sur l'onglet Fichier. Dans la section de gauche, cliquez sur Partager. Choisissez l'une des options de partage offertes par Excel. Quand vous sélectionnez l’option Partager avec des personnes, tapez les adresses électroniques des contacts avec lesquels vous souhaitez partager le tableau de calcul provenant du tableur en ligne. Toutefois, il faudra en prélude au partage, enregistrer votre feuille calcul Excel dans un emplacement cloud, en intégrant votre compte Onedrive.
Quels sont les critères essentiels au choix d'un tableur en ligne ?
Quand on souhaite trouver un bon tableur en ligne gratuit comme payant, il est important d'examiner les caractéristiques de plusieurs, afin de choisir celui qui répond à vos attentes. En effet, certains outils de calcul présentent les deux versions – web et mobile –. D'autres par contre ne sont pas accessibles sur mobile, mais demeurent de très bons tableurs en ligne.
Les opérations mathématiques de base comme le sous-total d'une plage ou le calcul de valeurs moyennes sont les fonctionnalités de base d'un tableur en ligne. Ensuite, une fois que vous avez vos données dans une feuille de calcul Excel ou Google, il est probable que vous souhaitiez les visualiser. Un bon tableur Google doit permettre la création des tableaux et graphiques, même si le nombre de choix et d'options de formatage varie. En passant aux fonctionnalités plus intéressantes, vous devez examiner le degré de collaboration offert par chaque tableur. Certains incluent une collaboration en temps réel, tandis que d'autres permettent un contrôle de fond, avec la possibilité de laisser des commentaires en ligne. Certains n'ont aucune collaboration, mais fonctionnent bien pour le calcul individuel des chiffres.
Des fonctionnalités avancées peuvent être également recherchées : les tableaux croisés dynamiques permettant d'extraire des informations de grands ensembles de données, le formatage conditionnel pour comparer les données et repérer les tendances, les gains de temps comme les macros enregistrables… De tels niveaux de sophistication ne sont pas nécessaires pour l'utilisation courante d'un tableur Excel en ligne. Mais certains tableurs, même gratuits, ont des fonctionnalités très avancées, comme celles citées précédemment. Par ailleurs, si vous allez passer beaucoup de temps dans un tableur, il est important qu'il soit facile à utiliser et agréable à la vue.
La conception de l'interface utilisateur et l'expérience utilisateurs doivent être prises en compte lors de l'examen du logiciel. À la lumière de ces critères, Google sheets est sans doute, le meilleur tableur en ligne. Son seul défaut, c'est que son utilisation implique de laisser vos données à la disposition du géant Mountain View : ce qui n'est pas sans risques. D'autres comme sheets de Zoho, Google sheets Google, Microsoft 365, Spreadsheet, etc. sont aussi très intéressants comme tableurs de sheets en ligne.
