La mise en place d'un protocole pour la reception des courriers est une évidence. Elle optimise votre boîte aux lettres d'entreprise et permet une meilleure efficacité dans le traitement des sollicitations. L'efficacité de cette organisation n'est plus à démontrer en ce qui concerne les résultats que pourra afficher votre société à chaque bilan. Découvrez la meilleure manière de gérer votre messagerie de manière efficiente, qu'il s'agisse de faire confiance à un protocole basé sur serveur ou à une prise en charge manuelle de vos messages.
Quels sont les différents protocoles pour la réception des courriers ?
Le traitement des mails est une question sensible en raison de la confidentialité des données étant en jeu et vous pouvez avoir d'énormes difficultés à relever le défi de cette prise en charge. Gérer l'accueil de vos courriers implique d'avoir une idée précise sur la meilleure option. Un traitement optimisé de votre messagerie et partant de vos rapports avec vos partenaires et clients signifie maîtriser à la perfection le protocole qui en régit le traitement par serveur.
Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est impérieux de déterminer avec précision les types de courrier que vous pourriez recevoir en entreprise. Le courrier entrant peut en effet se présenter sous plusieurs formes dont :
- La lettre classique
- La télécopie
- Le fax
- Le courrier électronique
- le colis
Les protocoles utilisés pour recevoir des courriers par serveur sont le smtp (Simple mail transfer protocol), le POP (post office protocol) et l'IMAP (Internet Message Acess Protocol).
Les protocoles physiques et numériques
La configuration de messagerie obéit à des systèmes aussi physiques que numériques, même si la numérisation reste la tendance actuelle. Pour ce qui a trait à la prise en main traditionnelle ou physique, le procédé de manipulation consiste en premier lieu à une séparation des courriers selon leur nature. Dès leur arrivée, ces derniers doivent en effet être enregistrés et séparés selon leur provenance. Ils seront ensuite répartis et vérifiés selon les postes et les individus concernés.
En ce qui concerne le traitement numérique, il a plutôt trait à l'ensemble des outils issus de l'évolution de la technologie et mis à la disposition des entreprises. Ces outils automatisés sont reconnus pour leur efficacité en manipulation du courrier, notamment un serveur. Il peut s'agir de simples logiciels ou de systèmes automatiques encore plus sophistiqués, que cette opération soit par pop, imap ou smtp.
Comment mettre en place un protocole efficace pour la réception des courriers ?
Le traitement prévu en recevant vos courriers implique la notion qu'une règle universelle n'existe pas en réalité. Vous devrez vous assurer d'avoir accès à toutes les options possibles pour une configuration efficiente de ce paramètre. Plusieurs options s'offrent à vous et la plus évidente reste la mise en place de votre procédure selon vos besoins et l'urgence des messages à traiter. Mais en règle générale, la procédure reste basée sur la nature du courrier ou du système imap ou le serveur utilisé.
Analyse des besoins spécifiques de l'organisation
L'envoi ou l'accueil de mails et messages selon un protocole smtp, imap ou pop ou un autre doit être mis en place selon la nature des courriers ainsi que le volume de courrier traité. Ceci implique un autre aspect important qui est celui des ressources utilisées pour cette gestion. L'entreprise devra alors adapter la mise en place de son système en fonction des ressources dont elle dispose pour ce traitement.
Développement et documentation du protocole
Votre entreprise devra en outre prendre le temps de mettre en place un solide système de traitement de sa messagerie, que ce soit en pop, imap ou à l'aide d'outils Microsoft. La connexion entre les postes de traitement devra être assurée grâce à une formation et à une documentation continue afin d'optimiser le procédé de manipulation de vos messages ou mails.
Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour gérer la réception des courriers ?
Le système de manipulation de votre messagerie doit reposer sur une organisation de l'accueil selon chaque mail ou message selon le serveur utilisé. Mais un ensemble de pratiques précises doit être respecté si vous désirez avoir une messagerie dont le procédé de traitement permet une optimisation chaque mail ou des messages.
La première étape est une identification de chaque courrier ou message à l'accueil, que ce dernier soit physique ou par serveur. Cette étape pourra être suivie de l'enregistrement, de la répartition puis de la vérification desdits mails ou messages. Ces pratiques sont essentielles avant tout traitement par serveur ou système de messagerie imap, Pop ou smtp.
Organisation et tri
La mauvaise organisation de votre messagerie ou vos mails est le premier obstacle à un bon protocole de traitement. Que votre prise en charge soit assurée par un serveur ou à partir d'une simple messagerie mail, il est important que le tri et la répartition soient priorisés.
Sécurité et confidentialité
Les données, qu'elles soient physiques ou par messagerie digitale, doivent être protégées et sécurisées durant tout le processus. Ceci est possible notamment grâce au protocole tls et à une sécurisation complète de l'appareil de gestion de votre courrier selon le choix d'imap, smtp ou pop pour vos mails.
Quels sont les avantages d'avoir un protocole bien défini pour la réception des courriers ?
S'il est encore besoin de le dire, la manipulation de vos mails ou courriers par un mécanisme bien défini est l'une des premières garanties d'une performance optimale de votre entreprise. Que cette prise en charge soit faite par pop, smtp ou imap, elle permettra à votre entreprise de profiter d'une réactivité décuplée aux sollicitations de ses clients et partenaires.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle
Le choix du traitement de vos mails selon une procédure précise est la plus grande assurance de réduction des erreurs et de perte de courriers que vous pourriez avoir. Ce procédé vous permettra en outre d'avoir un énorme gain de temps dans le traitement des prestations de votre entreprise ainsi que la gestion de ses ressources.
Renforcement de la communication interne
Que vous ayez choisi une prise en charge traditionnelle de votre boîte mail ou une mise en place de serveur mû par les protocoles imap, pop ou smtp, votre communication interne aura un énorme boost. La collaboration entre les départements de votre entreprise en sera nettement plus améliorée.
En définitive, vous devrez faire en sorte que le traitement de vos messages d'entreprise soit régi par des procédés précis et bien élaborés. Les avantages pour votre activité ainsi que les rapports avec vos partenaires sont énormes. Pour que cela soit possible, la formation de votre personnel ainsi que la mise en place d'une organisation précise sont nécessaires.
